Недавно я написал самому себе письмо, где перечислил собственные правила, как быть продуктивным. Каждый раз, когда я чувствую, что бездельничаю или у меня что-то не получается, я перечитываю эти правила. Вот мои десять советов, как быть продуктивным и работать с умом.

1. Фокусируйтесь на системах, а не на целях

С самого раннего возраста нас учат достигать цели: получать хорошие оценки, продвигаться по карьерной лестнице. Вы работаете усердно, чтобы наконец-таки добиться успеха.

Однако многие наши цели мы не можем контролировать. Мы не управляем будущим, действиями других людей, экономикой и окружающей средой. Именно поэтому мы должны фокусироваться на системах .

«Система» – это повторяющийся процесс. Собрать 500 подписчиков – это цель, писать по 500 слов в день – повторяющийся процесс. Пробежать марафон – цель, бегать по четыре раза в неделю – повторяющийся процесс. Похудеть на 5 кг – цель, вести здоровый образ жизни – система.

Фокусируйтесь на усилиях, а не результатах.

2. Помните про эффект сложных процентов

Сложные проценты – эффект, часто встречающийся в экономике и финансах, когда проценты прибыли в конце каждого периода прибавляются к основной сумме, и полученная величина в дальнейшем становится исходной для начисления новых процентов. Допустим, процент роста – 10%, начальный вклад – $100, в следующем месяце вы получите $110, еще через месяц – $121, на третий – $133. Ваш доход будет продолжать расти.

Но эффект сложных процентов работает не только в финансах. Он оказывает влияние почти на все области вашей жизни.

Возьмем, к примеру, знания. Если вы будете читать по несколько страниц в день, вы сможете извлекать в будущем уроки из книг.

Если вы будете публиковать по несколько постов в неделю, ваши читатели смогут насладиться полным каталогом ваших статей. Им легче будет вас найти.

3. Фокусируйтесь на результатах

Третье золотое правило – фокусироваться на результатах, а не на усилиях. В первом пункте я сказал, что системы помогают быть продуктивным и контролировать наши усилия. Однако нужно знать, к чему вы стремитесь.

Писать по 500 слов в день без какой-либо цели – это просто практика. Если вы хотите добиться успеха, вы должны посвятить себя какой-то цели – например, постить что-то в блог каждую неделю. Системы помогут достичь результата.

Думайте о результате как о «конечном продукте». Важно понимать, как он относится к вашей системе. Писать что-то каждый день – система, статьи или книги – результат.

Помните, что результаты – это не цели. Цель – убедить 500 человек подписаться на ваш блог, но однако вы не можете контролировать то, кто будет на вас подписываться. Единственное, за что вы отвечаете, – регулярный выход новых статей.

Добиться повышения – цель. Вы не контролируете своего начальника. Однако вы можете так хорошо выполнять свою работу, что он не сможет вас игнорировать. Вы можете запланировать, например, запустить десять проектов в течение следующих трех месяцев.

Важно понимать разницу между целями и результатами. Недостаточно просто хорошо выполнять свою работу. Вы должны знать, в какое русло направлять свою энергию.

4. Следуйте правилу 80/20

Закон Парето или правило 80/20 – одна из моделей, к которой я обращаюсь почти каждый день. Это правило гласит:

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20%».

Это правило поможет вам понять, делаете ли вы все правильно. Ответьте на следующие вопросы:

• Вы фокусируетесь на задачах, которые принесут наибольшую пользу?
• Вы относитесь ко всем своим клиентам одинаково или уделяете больше внимания тем, кто принесет вам наибольшую прибыль?

Как только вы поймете, что у вас хорошо получается, удваивайте усилия и делайте это чаще. Например:

Большинство подписчиков узнают о моем блоге с помощью нескольких ресурсов. Применив правило 80/20, я могу посвятить большую часть своего времени привлечению еще больше подписчиков с этих каналов. Когда вы сомневаетесь, используйте это правило. Оно поможет вам понять, что действительно важно.

5. Переносите самые важные задачи на утро

Наша память лучше всего работает утром, спустя несколько часов после того как мы проснемся. Перенесите свои самые важные задачи на этот период.

Вы также можете использовать метод «Помидора» : эта техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды («помидоры»), сопровождаемые короткими перерывами. Каждое утро делайте по три-четыре таких подхода. Как только вам удастся 25 минут сосредоточенно работать над задачей, попробуйте «удвоить помидоры» – работайте теперь по 50 минут и отдыхайте по десять.

Я обычно начинаю свое утро, выполняя два-три «двойных помидора». За 25 минут я успеваю написать по несколько абзацев, а через несколько часов я заканчиваю писать статью. Некоторые публикую, некоторые я оставляю на потом, а на некоторых я просто практикуюсь.

6. Избавьтесь от отвлечений

Отвлечения – это антоним продуктивности. Избавьтесь от них, чтобы полностью фокусироваться на работе.

Отвлечения можно разделить на три больших группы: физические, нематериальные и люди. Возьмите листок и ручку и перечислите все, что вас отвлекает. К первой группе можно отнести беспорядок на столе, огромное количество одежды в шкафу или телевизор. Ко второй группе – телефон, интернет, запутанные приложения и системы, в которых сложно разобраться. Наконец, вас могут отвлекать коллеги, которые отрывают вас от работы «на пять минут». Общайтесь с ними при помощи сообщений. Вот что говорит : «Я люблю имейлы. Где бы я ни был, я всегда стараюсь отвечать сообщениями. Я очень хорошо это делаю».

Поверьте, ничто не раздражает так сильно, как уведомления в Facebook, когда вы полностью сконцентрированы на работе. Шаг первый: поймите, что вас отвлекает. Шаг второй: начните от этого избавляться.

7. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные смартфоны сейчас мощнее всех вычислительных систем NASA 1969 года, когда первый человек отправился на Луну. Технологии с тех пор очень сильно изменились.

Сегодня вы можете легко автоматизировать повторяющиеся задачи. Для начала перечислите все задания, которые вы выполняете каждую неделю. Затем придумайте, как их автоматизировать при помощи приложений или собственной системы. Независимо от того, чем вы занимаетесь, вы всегда будете сталкиваться с повторяющимися делами.

Все используют электронную почту для коммуникации. Согласно исследованию Карлтонского университета, каждый сотрудник тратит треть недели на электронную почту. Я разработал систему GTD Gmail (англ. Getting Things Done – «доведение дел до завершения»), благодаря которой я трачу теперь всего лишь несколько минут в неделю на сортировку сообщений. Вы можете воспользоваться другими фокусами электронной почты.

Если вы часто пользуетесь таблицами, Zapier – то, что вам нужно.

8. Опирайтесь на данные

Я считаю, что нужно всегда принимать решения, опираясь на данные. Если вы просто решите поступить так, как вы считаете, не опираясь ни на какие факты, у вас ничего не получится.

Всегда задавайте себе вопросы: я так думаю, потому что это мое мнение/ другие люди так говорят/ я это проверил?

В пятом пункте я советую переносить все важные дела на утро. Да, это пик продуктивности для большинства людей. Ключевое слово – «большинства». Что, если вы лучше выполняете задачи ночью? Или пик вашей продуктивности приходится на послеобеденное время? Как это можно узнать? Проверить предположение.

• Начните с конечной цели вашего эксперимента: найти свой пик продуктивности.
• Выдвиньте гипотезу: пик моей продуктивности приходится на утро (9:00-11:00). Теперь вашу гипотезу нужно проверить.
• Составьте схему эксперимента: чтобы найти пик продуктивности, вы можете вносить данные о своем самочувствии (от 1 до 10) в таблицу на протяжении двух недель.
• Начните эксперимент и собирайте данные.
• Проанализируйте данные и сделайте выводы: посмотрите на таблицу и вычислите результаты.

Проводите такие эксперименты и смотрите, как различные факторы влияют на вашу продуктивность. Тестируйте, тестируйте и еще раз тестируйте. Только так вы поймете, что подходит именно для вас.

9. Поручайте другим неважные дела

Нет такого человека, который мог бы сделать все на свете идеально. Делайте то, что получается у вас лучше всего. Передавайте задачи другим, если уверены, что они справятся лучше.

Вместо того чтобы пытаться развить новый навык, просто найдите человека, который лучше выполнит конкретную задачу.

Например: я не силен в дизайне, и у меня уйдут часы на то, чтобы нарисовать что-то простое. Куда проще найти человека, который лучше меня разбирается в дизайне, и передать ему эту задачу. Я всегда занимаюсь тем, что у меня хорошо получается – пишу статьи, анализирую данные, – а остальное поручаю другим.

Однако важно выбрать правильного человека для работы. Он должен обладать всеми необходимыми навыками для этой задачи. Четко объясните ему то, что он должен сделать.

То же самое и в жизни: иногда лучше потратить деньги, но сэкономить драгоценное время. Занимайтесь тем, что приближает вас к цели. Остальное поручайте другим.

10. Борьба – это процесс

Иногда дни бывают настолько ужасными, что хочется просто лежать дома на диване, смотреть в потолок и думать о том, что в жизни пошло не так. Все мы там были.

Первый совет: когда у вас плохое настроение, уйдите домой пораньше. Отдохните и приходите бодрым на следующий день. Иногда мозг решает за нас проблемы самостоятельно.

Помните, что борьба – это процесс. Если вы будете фокусироваться на системах (первый пункт), вы добьетесь успеха в долгосрочной перспективе. В книге «Война за креатив » Стивен Прессфилд написал:

«Однажды кто-то спросил Сомерсета Моэма, писал ли он регулярно или только тогда, когда к нему приходило вдохновение. На что он ответил: “Я пишу только тогда, когда приходит вдохновение. К счастью, оно приходит ко мне каждое утро строго в 9:00”».

Непросто отказаться от навязчивой мысли о необходимости лишний раз расслабиться, особенно если вы работаете фрилансером или постоянно в разъездах, где оставлены сами себе. Речь сейчас не о вашем личном времени или выходных, когда действительно вы должны отдыхать. Плохо, что такие «идеи» вас могут посещать посреди будних дней. Даже если вы офисный сотрудник, то попадаете в эту группу риска. Как же освоить продуктивное время работы и научиться использовать свой трудовой день наиболее эффективно?

Формулы успеха здесь не будет, но не спешите разочарованно закрывать страницу. Прочтите лучше выжимку из самых полезных способов самоорганизации, среди которых наверняка будут подходящие вам.

Если вы работаете в офисе

На график работы можно посмотроть по-разному. Одним довольно легко понимают, что им требуется сделать за день и могут построить планы в два счета. Для других время между утром и вечером кажется небольшим, а дел так много, что невозможно все успеть. Итак:

1 Распланируйте свой рабочий день по пунктам.

Не спешите открывать по-очереди все запущенные программы на компьютере и на автопилоте делать первое, что попадется. Используйте первый час с утра для взвешенного планирования, иначе в оставшиеся часы рискуете многого не успеть.

2 Сгруппируйте похожие задачи.

Например, если вы собираетесь отвечать на почту, то сделайте это сразу для всех входящих. Не делайте это вперемешку со встречами, звонками и другими делами.

3 Не распыляйтесь.

Выберите условное число задач на день, к примеру, 3. Значит, что сегодня вам предстоит выполнить три важных дела, а не десять. Зато вы сделаете их качетсвенно и в срок.

4 Важна пунктуальность.

Если вы с пренебрежением относитесь ко времени других людей, то не удивляйтесь, что у вас появятся аналогичные проблемы.

5 Никаких завалов под вечер.

Следует под конец оставить максимально уравновешенные и ограниченные по времени задачи, которые не взорвут вам к вечеру мозг.

6 Не пользуйтесь интернетом без необходимости.

Если для этого у вас недостаточно самоконтроля, то существуют специальные приложения, которые перекрывают вам доступ в Сеть по-истечении определенного времени.

7 Говорите «Нет!»

Это крайне важно – уметь отказаться от бредовых идей, докучающих пустыми разговорами коллег, лишних перекуров.

8 Сначала сложные задачи.

Когда вы откладываете такие задачи «на потом», вы не столько теряете время, сколько нервов, потому что будете постоянно в мыслях возврящаться к ним.

9 Придумайте себе конкурента.

Пусть это покажется некоей игрой, но зато работает. Мотивируйте себя соперничеством с вашим коллегой. Не переходите на негатив, просто выполните свою работу быстрее и лучше.

Если вы работаете дома

Вам такие условия кажутся райскими? Не спешите обольщаться, ведь дома вас всегда ждут заботы семейные, дела хозяйские, покупки и многое другое, что будет отвлекать ежечасно. Продуктивная работа не «выживет» в такой среде без специальной подготовки. Вы готовы сразиться со своим бытом? Тогда вперед:

10 Закройте дверь.

У вас должно быть собственное замкнутое пространство для труда.

11 Купите наушники.

Казалось бы, зачем они, когда вы дома, где еще и хорошая стерео-система имеется? Ответ прост: шумная атмосфера будет лишь мешать вам сосредоточиться.

12 График и дресс-код.

Заведите будильник на то же время, как если бы вы работали в офисе. Оденьтесь прилично, уважайте рабочее время.

13 Мелкие бытовые задачи во время звонков.

Можете сделать легкую уборку по дому, но только во время телефонного разговора. собеседник вас не видит, а говорить и перекладывать игрушки с книгами вы сможете одновременно.

14 Кушайте на кухне.

Обед должен быть не только по расписанию, но и в специально отведенном месте. Прием пищи за компьютером запрещен!

15 Восьмичасовой рабочий день

Вы можете мотивировать себя делать работу быстрее (но не менее качественно) потому, что так вы можете освободить себе пару лишних часов вечером.

16 Оставьте в покое выходные.

Хотя бы в воскресенье вас следует полностью забыть о делах. Проведите время с близкими, отдохните.

17 Купите еще один ноутбук.

Вам не помешает отдельное устройство для работы. Если возможности не позволяют, то разделите виртуальное пространство на уже имеющемся компьютере с помощью, допустим, разных учетных записей.

18 Найдите свои самые продуктивные часы.

Кто-то заряжен на полную с утра, для другого человека время эффективной работы наступит после обеда. Когда вы полны энергией более всего?

19 Фиксируйте прогресс.

Если вы работаете в дороге

Человек, которому приходится совершать много рабочих поездок и командировок, должен уметь по-особому использовать даже время в пути.

20 Из бумаги в цифру.

Если в здании офиса вы и привыкли работать с бумагами, то в поездку взять лишную папку будет уже затруднительно. К чему вам лишний груз, если вы можете воспользоваться современными технологиями и перевести свой документооборот в цифровой вид.

21 Замена радио и обычной музыке.

В дороге может быть не с руки редактировать документ, но не спешите тянуться за плеером и включать свой любимый плейлист с поп-музыкой. Даже в такой ситуации можно извлечь пользу – аудиокурсы, аудиокниги, классическая музыка вам помогут в этом.

22 Решайте мелкие задачи прямо в транспорте.

Прямо в самолете и поезде вы можете успеть выполнить несколько дел. Не самых больших, но все же.

23 Wi-Fi

Как ни доверяй мобильному интернету, а с давно знакомым Wi-Fi он все еще не в состоянии сравниться. Если рядом есть бесплатная точка, подключайтесь.

24 Кэширование e-mail

Когда у вас есть связь (см. предыдущий пункт), то первым делом скачайте почту и другие документы, нужные для работы даже если связь пропадет.

Это интересный опыт, даже если вы офисный сотрудник или фрилансер у себя дома.

25 Повод завязать полезное знакомство.

26 Искусственное ограничение.

Оставьте дома зарядку от ноутбука. Даже не самая последняя модель лэптопа может проработать от аккумулятора часа 3-4. Этого вполне хватит, чтобы выполнить одну-две серьезные задачи.

27 Создайте свои правила.

Это касается в первую очередь комфорта. Где сесть? Куда повернуться лицом? Выберите такое место, где вы сможете сосредоточиться.

28 Без Wi-Fi.

Да, иногда отсутсвие в общественном заведении бесплатного интернета может быть только на руку, ведь не для всех ваших задач нужен интернет, верно?

29 Реальный стимул

Безусловно, раз вы находитесь в ресторане, то проблем с едой и напитками нет никаких. Но не спешите сразу сделать заказ. Поставьте себе цель сделать работу не за час, допустим, а быстрее на 10-15 минут, а оставшееся время потратьте на долгожданный обед.

Продуктивное время работы в условиях коворкинга

30 Выберите «правильное» окружение.

Не всякий сосед может оказаться вам полезным. Хуже, что он может даже мешать. Избегайте такого соседства, иначе впадете в деструктив.

31 Отбросьте стеснения.

Не подумайте, что теперь надо вести себя развязанно. Речь идет о ситуации, когда вам нужен совет, но вы не решаетесь его спросить в окружающих. Так вот, спрашивайте и ничего не бойтесь!

32 Тишина на вес золота.

Кажется, что в помещении с таким количеством людей невозможно будет работать сосредоточенно. Зря так думаете, ведь вы уже купили комплект хороших наушников?;)

33 Не тратьте время зря.

Оставьте для «ничегонеделания» отдельный час в конце дня, а во время работы закройте все лишние окна. Еще лучше будет взять в аренду вместе с местом еще и компьютер, где будет установлен только нужный софт.

34 Вас окружают потенциальные коллеги и клиенты.

Используйте эту возможность с умом.

35 Охраняйте свое пространство.

Если возле вас собралась небольшая компания и что-то обсуждает, попросите их вам не мешать и отойти с обсуждениями к своим местам. В правилах коворкинга обычно этот пункт тоже указан.

36 Инструменты всегда под рукой.

Достаньте с утра и выложите на стол все нужные вам вещи: блокнот, ручку и прочее.

37 Демонстрируйте свою занятость.

У наушников есть еще одна полезная функция – они явно символизируют вашу занятость.

38 Устали – встаньте из-за компьютера и прогуляйтесь.

Заключение

Пусть этот материал будет лишним поводом задуматься и, возможно, вывести свой труд на новый уровень.

Известным для большинства людей является факт того, что несобранные, ленивые люди чувствуют усталость и подавленность наиболее чаще, чем организованные и собранные. Продуктивная деятельность, благодаря высокой организации и планирования дня, улучшает показатели человеческой деятельности, принося большее удовлетворение, тем самым благоприятно влияя на центральную нервную систему и общее состояние в целом.

21 век – это век технологий: смартфонов, компьютеров, ноутбуков. Все эти гаджеты постоянно отвлекают от важных дел. Тогда люди задаются вопросом: «Как повысить эффективность?».

На данный момент существует множество источников с полезной информацией о данном вопросе, среди которых есть книга «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности». Это популярная книга, в которой изложены основные принципы по повышению эффективности. С ее помощью продуктивная деятельность многих людей по всему земному шару была улучшена и структурирована. В книге описаны основные семь навыков высокоэффективных людей, узнав о которых любой человек не станет прежним.

План на день

Хорошим примером служат слова шестнадцатого президента соединенных штатов Авраама Линкольна, в которых он говорит о том, что перед тем, как срубить дерево, большая часть времени уделяется заточке орудия – топора.

Эти слова означают, что для выполнения поставленной цели важна подготовка. Поэтому до того как приступить к ее выполнению, обязательно надо составлять план действий на день. Иначе все труды пойдут насмарку.

Составить план – всего лишь 15 минут. Нужно вписать в него все дела, а потом поставить их в порядке важности. Лишь те, кто однажды попробовал планирование дел на день, знают насколько, благодаря данному мероприятию, улучшается продуктивная деятельность.

Оценка приоритетов

Для повышения продуктивности в любой деятельности очень важно распределять приоритеты поставленных целей. Так как при несоблюдении этого правила, можно попросту не успеть сделать все дела. Поэтому в первую очередь всегда выполняются срочные, не терпящие ожидания, важные задания.

Концентрация внимания

Продуктивная деятельность – это выполнение какого-либо действия, дела с максимальной эффективностью. Таким образом, для обеспечения продуктивной деятельности необходимо отбросить все отвлекающие ваше внимание факторы и впасть в так называемое состояние потока.

Для осуществления нужно найти укромное место (комнату, помещение, кабинет) и полностью с головой погрузиться в процесс решения задач, используя оптимизацию однотипных путем их группирования для того, чтобы деятельность была продуктивной.

Оптимизация задач

Уделять внимание стоит только наиболее важным задачам, исключая рутинные, не приносящие никакой пользы.

Проверка электронной почты

Что делают большинство людей с самого утра первым делом? Конечно же, проверяют электронную почту, считая, что это не займет много времени. Но это не так.

Квалифицированные специалисты считают, что утром проверять почту – не самый лучший вариант для оптимизации вашей деятельности, так как лучше заняться самостоятельными делами, связанными непосредственно с самим человеком, и только потом после полудня начинать заниматься проблемами чужих людей. Также хорошим советом является определенное время для проверки почтового ящика в интернете, желательно в вечернее время.

Акцентирование внимания на конечный результат

Для того чтобы ваша деятельность была максимально эффективной, надо четко знать ответы на вопросы: «Какая ваша конечная цель?» и «Какой результат вы видите в конце сезона?». Если ответов на вопросы нет, то стоит определить и понять, какие ожидания вы хотите увидеть от работы.

После того как ответы на вопросы появятся, то следует методично продвигаться вперед шаг за шагом, акцентируя все свое внимание на своей деятельности. Следует уделять не менее трех-четырех часов в день на это.

Дедлайн

Большая часть людей считает, что «дедлайн» – это что-то опасное, так как в случае его просрочки бывают неприятности на работе/учебе. Но с другой стороны, дедлайны позволяют человеку стать дисциплинированнее, а его продуктивная деятельность из-за этого приобретает максимальную степень. Обязательно нужно записать или держать в голове сроки дедлайна.

7 навыков высокоэффективных людей, описанные в книге «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности», позволяют повысить эффективность личности, работая меньше, выполнять больший объем заданий.

Методы повышения эффективности

Помимо описанных выше принципов повышения эффективности личности, существуют специальные методы, вследствие чего продуктивная деятельность возрастает. Среди этих методов наиболее популярны следующие:

1. Работа в умеренных количествах.
2. Отказ от второстепенных дел.
3. Распределение работы между другими.
4. Трезвая оценка работы.
5. Автоматизация деятельности.
6. Использование проверенных принципов и концепций.
7. Использование только фактов.
8. Работа в умеренных количествах

Когда люди думают, что для того чтобы заработать больше денег, нужно больше работать, то они ошибаются. Правильнее будет сказать, что, чем эффективнее человек работает, тем больше он заработает. При перегрузке организма эффективность, конечно же, падает. Поэтому нельзя работать на износ, так как снижаются показатели эффективности.

Примером может служить 2 вида работников. Первый сидит часами в офисе, делая вид, что он что-то делает, старается делать вид работающего человека перед начальством, постоянно невысыпающийся, перенапряженный, раздраженный, мечтающий о пятнице.

И второй, который имеет ненормированный рабочий график, имеющий возможность уходить с работы тогда, когда выполнит определенный перечень заданий. В этом случае эффективность второго в разы больше, чем эффективность первого, так как второй выполнит аналогичную работу за 4 часа, в то время как первый за 8.

• ОТКАЗ ОТ ВТОРОСТЕПЕННЫХ ДЕЛ

Следующий метод – отказ от дел, которые не несут какой-либо пользы либо, наоборот, отвлекают от выполнения поставленной задачи. Как гласит правило Перета: 20 процентов работы приносят 80 процентов результата и, наоборот, 80 процентов работы – всего 20 процентов результата.

Если определить эти 20 процентов, то эффективность повысится в разы. Для примера, второстепенными делами могут являться помощь коллеге с его работой. Отказаться очень тяжело, но именно такое отношение к работе определяет успешных от неуспешных.

• РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТЫ

Очень часто человек берет на себя всю ответственность, стараясь выполнить ряд задач самостоятельно. Но данное отношение является неправильным. Гораздо грамотнее будет распределить маловажную работу между другими людьми, а самому заняться главной. Такой подход повышает результативность работы. Кроме того, за помощью можно прийти не только к коллегам, но и к более опытным «старшим товарищам» – руководителям.

• ОЦЕНКА РАБОТЫ

Стремясь выполнить работу идеально и без каких-либо отклонений, человек тратит на это больше времени, чем нужно, постоянно что-то исправляя и дорабатывая. В этом случае необходимо выделить главную задачу и направить все усилия на ее выполнение.

В процентном соотношении сил, затрачиваемых на выполнение идеальной работы, это сто и более, когда достаточно всего лишь восемьдесят-девяносто.

• АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Выполнение рутинной работы следует сделать полностью автоматизированным. Лучше и выгоднее один раз потратить больше сил и средств, но потом сэкономить больше времени и сил, чем каждый раз нерационально тратить на рутину свои ресурсы.

• ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОВЕРЕННЫХ КОНЦЕПЦИЙ

Для повышения эффективности следует воспользоваться уже известными моделями, концепциями, чем создавать с нуля. Данный метод будет полезен начинающим бизнесменам, которые делают свои первые шаги в бизнесе.

• ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКТОВ

Последний, но не по значимости, метод заключается в использовании только точной, проверенной информации. Потому что работа с неправильными данными будет считаться невыполненной и придется заново ее переделывать, что займет еще больше времени. Поэтому перед началом стоит удостовериться в правильности используемой информации.

Вопрос о том, как продуктивно работать особенно актуален. Без разницы, то ли вы работаете за компьютером, то ли предприниматель средней руки, или мать — домохозяйка, продуктивная работа позволяет за малые сроки выполнить максимум работы.

Выполнить много работы: и качественно, и быстро, и совесть довольна, и время на приятные мелочи есть. Здорово, не правда ли? Ниже описанные правила продуктивной деятельности должны помочь вам стать таким высокоэффективным деятелем.

Правила продуктивной, эффективной деятельности. Или как работать продуктивно

Первое правило продуктивности. Убрать не важное, сосредоточится на важном

Иначе, расставить приоритеты, где в первую очередь ставить самые важные дела, нуждающиеся в быстром их решении. Но простая расстановка приоритетов, что делать сперва, а что потом, подразумевает то, что и второстепенные неважные дела тоже нужно сделать.

Правило продуктивности №1 говорит, что есть важные дела и все! Другую не важную работу в мусорное ведро. Ибо не возможно хорошо все сделать, человек такое существо, которое впадает в крайности, то ему , то семь пятниц на неделе.

Выберите только важные дела и работайте над ними, остальные выбросьте с головы.

Второе правило высокоэффективной работы. Быть гибким, нарушать правила, менять планы

Странный совет. С «быть гибким» можно еще согласится, но как же нарушать правила?

Планы и правила составляются, как говорится, теоретически, а практически, могут быть подводные камни, и нужно путь к успеху уже корректировать, чтоб их обогнуть. Это раз.

Два, если выполнять однотонную работу, вы в течении некоторого времени устанете, и ваша продуктивность, эффективность плавно упадет. И времени потратите изрядно, а эффект от такого дела стремится к нулю.

Выход. Если практика расходится с теорией, нужно следовать практике, и устанавливать новые правила и рисовать новые планы.

Третье правило высокого личного КПД. Не отвлекаться, убрать внешние возможные отвлекатели от работы

Существует полезное свойство психики человека – потоковое состояние. Когда все естество человека сосредоточенно на текущей деятельность. Очень продуктивное состояние. Но его легко сломать.

Даже, если вы не привыкли работать в потоковом состоянии, думаю, согласитесь, что отвлечь легко, а потом настроится на продуктивную работу сложно.

Правило такое: перед тем как приступить к деятельности, убрать все, что может помешать вам ей заниматься. Отключить телефон, выключить тв, радио, известить домочадцев или еще кого, что вы в зоне недоступности. Повесьте такую табличку себе на дверь…

Четвертое правило, как работать продуктивно. Вдохновитесь, войдите в потоковое состояние

Выше уже его упомянул. В этой статье, дабы не повторяться, о полезном .

Если коротко. Когда вы усердней и эффективней трудитесь? Когда надо? Или когда воодушевлены и нравиться это делать?

Ищите воодушевление. Входите в поток.

Пятое и шестое правило. Тайм менеджмент. Управлять временем

Во первых, нужно устанавливать сроки, как долго вы будете работать. Во вторых, соответственно, когда вы должны закончить данную деятельность. Если на работу выделить неопределенное количество времени, то и выполнять вы ее станете неопределенное количество времени. Справедливо и обратное. Не совсем…

Умение управлять своим временем по-своему — целое искусство. Нужно быть стратегом и дальновидцем. Начать можно с мелочей, заведя таймер: . Весьма сложно определится по времени с той работой которая нова.

Что же — постигайте искусство планированием временем. Для высокоэффективных людей это обязательный навык.

Седьмое правило, как работать эффективно. Автоматизировать все, что можно автоматизировать. Совмещать все, что можно совмещать.

Для работящих на компьютере — это особенно актуально. Много рутинной работы и много возможностей эту работу автоматизировать. Правило такое: на раннем этапе уже думать как то или иное перепоручить программным средствам.

Много деятельности, которые можно совмещать. Например, если работаете за пк: сканирование книг, можно совместить с изучением обучающей программы.

Если много нудной автоматической работы, чувствуешь роботом, — можно нагрузить себе еще одной не сложной деятельностью, желательно на «другой канал осязания мира» (каналы: видеть, слышать, думать, чувствовать, делать руками. Так можно смотреть обучающие ролики и варить обед…)

Я пришёл на работу в 10:00,не в 8:00, потому что до 10:00 всё равно никто ничего не делает, а только чай пьют. А я столько чая выпить не могу.

Никакого офиса, никакого дресс-кода. Сидишь, к примеру, в кафе, на пляже или на кухне собственной квартиры и… работаешь. Для тех, кто не любит закрытые пространства офисов, это просто находка. И вряд ли кто-нибудь из офисных клерков отказался бы от такого шанса – выполнять задания в то время и в том месте, которые он выбирает сам. Впрочем, всегда можно найти как положительные стороны в таких ситуациях, так и отрицательные. Ведь нужно обладать безупречной самоорганизованностью, чтобы не поддаться искушению «ничегонеделания». А особенно, если к этому располагает обстановка.

Лично я провожу большую часть времени в разъездах и не понаслышке знаю, каково это решать несколько вопросов сразу, выстраивать план на день так, что каждая минута оказывается на вес золота. Помимо основного бизнеса немало сил я отдаю ресурсу Revolverlab.com . И даже тут я могу решать важные деловые вопросы, будучи за сотни километров от офиса, где находится мой стартап.

Как мотивировать себя работать в офисе

С одной стороны, офисный сотрудник может запросто распланировать свой день, четко планируя и распределяя работу на весь день. А с другой стороны, кажется, что времени много и даже самому ответственному клерку непросто грамотно его организовать. И что делать, спрашивается? А вот что…

1. Составьте план работы на день

Придя на работу, не нужно сразу открывать браузер и проверять свой e-mail. Сдержите этот порыв хотя бы в первый час. Как правило, именно в утреннее время не бывает встреч, срочных дел и даже разговоров в курилке. И большинство людей пытаются расслабиться, листая письма или удаляя спам. Потратьте первые 40 минут на составление плана на весь день. Если вы этого не сделаете, то могу сказать со 100%-й уверенностью – вы будете сидеть часа три, просто листая почту и отвечая на письма.

К примеру, вы можете выбрать время для звонков, и делать их один за другим. Выделите один час для проверки почты или социальных сетей. После чего не возвращайтесь к ним в течение всего дня.

3. Не переводите часы на зимнее время

Думаете, я шучу? Никоим образом! Я встаю на час раньше остальных людей, и именно этот час могу назвать самым продуктивным за весь день. Потому что все отвлекающие факторы еще спят.

4. Не распыляйтесь

Это невероятно сложно, но постарайтесь выбрать для одного рабочего дня только три важные задачи. И все силы бросьте на решение их в положенный срок. Обязательно нужно делать между ними короткие перерывы, чтобы дать своему мозгу передохнуть.

5. Будьте пунктуальны

Если вы цените своё время, то просто обязаны ценить время окружающих вас людей. Вы даже не представляете, сколько я порой трачу времени на опоздавших, чтобы рассказать им на собрании, что происходило в те пять минут их отсутствия. А потом оказывается, что находятся те, кто опоздал уже на 10 минут… Для многих из нас такая потеря времени – непозволительная роскошь.

6. В последний час работы избегайте сложных заданий

Позвольте себе расслабиться и, к примеру, привести в порядок документацию, слушая при этом любимую музыку. Снимать напряжение иногда очень полезно.

7. Не включайте интернет без необходимости

Если не можете себя контролировать, используйте специальные приложения, которые будут вас попросту выбрасывать из сети. Найти такие сервисы в сети не составит труда.

8. Умейте сказать «Нет!»

Но с другой стороны, дома есть собака, которую нужно выгулять или дети, требующие внимания. И зачастую работа на дому вообще не воспринимается окружающими, как нечто действительно серьезное. Домашние не стесняются отвлекать вас бытовыми мелочами, друзья постоянно звонят в неудобное время, мотивируя это тем, что «ну ты же все равно сидишь дома, что тебе стоит выслушать очередную мою проблему?». Как же с этим бороться? Как успевать выполнить всю работу в положенный срок, не оставляя на ночь и не наверстывая за выходные?

11. Работайте за закрытой дверью

Тяжело сохранять рабочий настрой, если работает телевизор или дети постоянно врываются в кабинет. У вас должна быть комната, которая и будет вашим офисом, и членам семьи нужно дать понять, что заходить без приглашения не нужно.

12. Слушайте музыку в наушниках

Казалось бы, почему именно в наушниках? А если я вообще сижу дома в полном одиночестве? Могу сказать точно, что это поможет вам отвлечься от окружения и полностью сосредоточиться на своих обязанностях. Конечно, если вы не писатель. Потому как последним нужна идеальная тишина.

13. Дресс-код в домашних условиях

Даже дома начинайте свое утро ровно в девять. Одевайтесь так, словно собираетесь на деловую встречу – это помогает настроиться на рабочий лад. Между прочим, этот метод самодисциплины давно используют дикторы новостей. Даже если камера никогда не сфокусируется на обуви ведущей, диктор все равно наденет модельные туфли, а не домашние тапочки. Потому что даже этот маленький штрих настраивает на рабочую волну.

14. Мелкие задачи выполняйте во время звонков

Убирайте книги или игрушки детей только в те моменты, когда говорите по телефону. Так вы сможете контролировать порядок в доме и решать несложные деловые задачи.

15. Есть в офисе запрещено!

Обеденный перерыв – это не то время, которое нужно проводить за офисным столом. А тем более, не желательно за этим столом принимать пищу. Нужно выделять время для отдыха. , как правило, монотонная. Максимум, что вы можете сделать, это пройтись один раз в день в магазин за продуктами. Никаких кулеров, походов в столовую или курилку и прочих благ офисной жизни. Поэтому отведите для обеда отдельное место. Вы же должны отвлекаться хоть немного, вставая со стула и выходя из кабинета.

16. Восьмичасовой часовой рабочий день

Не отвлекайтесь по мелочам. Примерно представьте, сколько бы времени вы потратили на ту же работу, будучи в офисе. И выполняйте ее дома примерно в такой же срок. И тогда появится серьезная мотивация сделать все намного быстрее, чтобы осталось пара часов в запасе. Чем не бонус?

17. Каждое воскресенье – выходной

Хотя бы один день в неделю нужно полностью отключиться от рабочих дел. В этот день желательно вообще не подходить к компьютеру, потому что он для вас – рабочий инструмент, который живо напомнит о ваших обязанностях. И потом, согласитесь, работать, зная, что скоро выходной, намного проще.

18. Несколько ноутбуков для разных задач

Если есть возможность, купите второй ноутбук или компьютер исключительно для работы. Вы даже не представляете, как может помочь разделение двух ноутов на рабочий и развлекательный. Когда включен один – ваши мысли направлены в рабочее русло, когда другой – можно себе позволить полностью расслабиться.

19. Адекватно оценивайте свою продуктивность

Я, к примеру, полон сил в первую половину дня. Поэтому большую часть дел стараюсь выполнять в промежутке между 8:00 и 15:00. А во второй половине дня я могу позволить себе немного расслабиться и пойти на йогу или тренажерный зал. Кстати, находясь там, я стараюсь не думать о работе хотя бы пару часов.

20. Фиксируйте успехи

Постоянно фиксируйте свой прогресс на пути к цели. Особенно, если заказчик дал задание, которое по сложности превосходит все, что вы делали ранее. Отмечайте в уме или письменно все, что вам удалось сделать на отлично.

Как выполнять работу в дороге

Я работаю в бешеном темпе и порой могу за один день побывать в нескольких городах сразу. Естественно, в дороге появляется потребность делать что-то полезное. И потом именно в дороге вас может посетить множество мыслей по поводу развития каких-либо проектов.

21. Переведите рабочие документы в электронный формат

Я уже давно привык всю информацию держать на ноутбуке, планшете и смартфоне. Поверьте, последнее, что вам захочется делать в поезде или автомобиле – это пытаться разобраться в ворохе бумаг. Только поначалу держать все данные в телефоне сложно, вы очень быстро привыкнете и просто не сможете уже работать иначе.

22. Планируйте развивающие «курсы на месяц»

Передвигаться по стране на автомобиле мне приходится слишком часто. И я решил, что тратить время на радио – непозволительная роскошь. Поэтому сейчас организовываю для себя что-то типа развивающих курсов. К примеру, я могу две недели слушать аудиокниги Виктора Пелевина, следующие две недели я посвящаю бизнес-тренингам в аудио формате. Могу прослушать «курс» классической музыки. Как этот может повлиять на работу? В общем-то, никак, но определенно это даст вам гораздо больше, чем обычное радио.

23. Решайте мелкие задачи в транспорте

Второстепенные дела можно легко решить в самолете или поезде. К примеру, я могу привести в порядок рабочий стол на своем ноуте или очистить электронный ящик от спама.

24. Поиск Wi-Fi

Ищите бесплатный Wi-Fi, благо в поездах он определенно должен быть. Так вы сможете подключиться к нему при помощи телефона, и выполнять основную работу на ноутбуке.

25. Кэширование e-mail

Я нашел для себя большой плюс в кэшировании электронной почты. Потому как в этом случае могу работать хоть в бункере, где нет соединения в интернет.

Как продуктивно работать в кафе или ресторанах

Есть один прием, который лично мне помогает работать эффективнее. Я беру ноутбук и ухожу в ближайшее кафе с бесплатным интернетом. В офисе хорошо, но однообразие губит креативность. Можно сказать, что для меня кафе и рестораны стали некой заменой офисного кабинета. Советую …

26. Завязывайте полезные знакомства

В начале, когда я только развивал свой бизнес, я решил знакомиться с владельцами своих любимых кофеен. Зачастую мы становились хорошими приятелями, и тот опыт, которым они делились со мной, во многом был мне полезен на тот момент. Если вы работаете дома, то такие деловые знакомства вам точно будут на руку.

27. Минимизируйте время работы

Оставляйте зарядку от ноута дома. Это может стать неплохой мотивацией закончить работу раньше положенного срока и до того момента, как ваш рабочий инструмент отключится.

28. Создайте свои собственные правила

Для себя я уже выработал пару-тройку негласных правил, которых стараюсь всегда придерживаться. К примеру, я всегда сажусь лицом к стене, а не к улице. И выбираю место в углу, подальше от скопления людей.

29. Интернет нужен не всегда

Если мне нужно закончить работу, которая не предполагает наличие интернета, то ищу кафе без доступа к Wi-Fi. Потому как, повторюсь, меня очень отвлекают социальные сети, проверка почты Revolverlab’а и всевозможные ленты новостей.

30. Выберите себе подходящий стимул

Допустим, мне нужно закончить работу за час. Так вот, я стараюсь закончить ее на 15-20 минут раньше, при этом, не позволяя себе заказывать больше, чем одну чашку кофе, каким бы голодным я не был. Поверьте, такое «самоистязание» может стать неплохим стимулом.

Работа в коворкинг-пространстве

Думаю, этот пункт будет полезен фрилансерам, которые вынуждены работать дома. Когда ты работаешь в метре от того места, где только что спал, то настроение и атмосфера в голове, мягко скажем, не настраивает на рабочий лад. Кто-то может себя заставить продуктивно выполнять все рабочие задачи, а кому-то этот момент кажется совершенно деструктивным.

Последним могу посоветовать искать место, где атмосфера располагает на продуктивную деятельность, где вам не придется прикладывать дополнительных усилий, чтобы себя как-то мотивировать. С такими задачами неплохо справляются . Хотя и здесь существуют моменты, отвлекающие от дел. Советую прочитать советы, приведенные ниже, чтобы оставаться сосредоточенным продолжительное время.

31. Окружите себя «правильными» людьми

Дело в том, что коворкеры могут стать для вас как активом, так и пассивом. К примеру, дизайнерам абсолютно не нужна компания программистов, которые целый день проводят за написанием кода. А последним нечего делать в компании свободных художников. Всегда старайтесь быть среди людей, которые вам приятны. Поверьте, продуктивность вырастет в разы.

Если работа, которую вы выполняете, требует каких-то специальных знаний, поинтересуйтесь, возможно, среди коворкеров, что вас окружают, найдутся те, кто сможет дать вам дельный совет по этому поводу. Возможно, таким образом вы найдете себе хорошего партнера по проекту.

33. Создайте свою тишину

Когда в одном помещении сидят хотя бы два человека, на тишину особо рассчитывать не приходится. Но вместо того, чтобы раздражаться и проклинать все на свете, попытайтесь сами создать для себя тишину. Как это сделать? Ну, к примеру, купите пару хороших наушников и включите на репите трек, который вас настраивает на рабочую волну. Это гораздо лучше, чем срывать голос и доказывать свою правоту в борьбе за молчание.

34. Не тратьте время зря

Не держите открытыми ненужные для работы окна: чаты, социальные сети, Twitter и прочее. Постарайтесь сосредоточенно отработать положенное время, а потом, когда все задания будут выполнены, без зазрения совести отведите себе час на «ничегонеделание».

35. Все окружающие вас люди – потенциальные клиенты

Представьте, что все, кто вас окружает, оценивают вас и то, как вы работаете. Возможно, поначалу будет немного дико и непривычно, зато потом вы почувствуете результат.

36. Охраняйте свое рабочее пространство

Сложно сосредоточиться, когда за вашей спиной стоит человек и к тому же, без стеснения обсуждает какую-то чепуху. Попросите людей вести беседы возле своего рабочего места. Вряд ли они будут спорить с вами.

37. Все рабочие инструменты всегда должны быть под рукой

Все нужные вам для работы вещи держите . Поиск блокнота, ручек, дополнительного телефона очень отвлекают от рабочего процесса.

38. Демонстрируйте свою занятость

Пользуйтесь в коворкинг-офисах наушниками. Это и будет вашим индикатором занятости для остальных людей.

39. Подключайте людей в свой проект

Попросите людей вокруг себя дать вам дельный совет касательно вашего проекта в обмен на свою помощь. Поверьте, узнать мнение постороннего человека о вашем сайте, статье или продукте бывает очень полезно.

40. Устали – уйдите от компьютера

Если вы устали и понимаете, что без отдыха вам не обойтись, сразу же вставайте со стула и идите на улицу. Хотя бы полчаса желательно провести вне рабочего места и подальше от монитора. И тем более не открывайте «инстаграммы», «фейсбуки» и «одноклассники». Лучше книгу почитайте или побалуйте себя чем-то вкусным.

В заключение

Вот и все. Если следовать хотя бы половине из того, что написано выше, продуктивность не преминет увеличиться в несколько раз. Лично я стараюсь делать все именно так, как описано, и могу сказать, что не страдаю от нехватки времени или чрезмерного безделья.